Suivre les immobilisations actif par actif, année après année
La feuille Immobilisations tient un inventaire détaillé de chaque bien inscrit au bilan, calcule l'amortissement de l'exercice automatiquement, gère les dispositions à l'actif près, et prépare l'écriture de régularisation. La configuration se conserve d'un exercice à l'autre : vous n'avez à retaper ni les taux, ni les comptes.
La feuille en un coup d'œil
La page Immobilisations est organisée en trois onglets qui correspondent aux trois moments du travail :
- Sommaire : la vue de contrôle. Un tableau par compte du bilan, avec solde N-1, acquisitions, dispositions, solde calculé, solde N de la BV, écart, amortissement de l'exercice, statut. Le préparateur lit cet onglet pour repérer les écarts à expliquer.
- Détails : la vue de saisie. Chaque compte s'ouvre en carte : liste des actifs, boutons pour configurer le compte, ajouter un solde initial ou une acquisition, ou disposer d'un actif existant.
- Écriture : la vue de sortie. L'écriture d'amortissement et de dispositions est préparée automatiquement, prête à être soumise aux régularisations.
La configuration des comptes (méthode, taux, comptes liés) et la liste des actifs sont stockées par client. À l'ouverture de l'exercice suivant, tout est déjà en place, il ne reste qu'à ajouter les acquisitions de l'année et à disposer ce qui a été vendu.
Activer la feuille
Dans le menu de gauche du dossier, sous FEUILLES DE TRAVAIL, cliquez Feuilles de travail, puis cochez Immobilisations. Ledger la propose automatiquement dès qu'il détecte un compte d'immobilisations non nul dans la BV.
Ouvrir l'onglet Détails et configurer un compte
La première fois qu'on utilise la feuille sur un client, chaque compte d'immo apparaît avec le bouton Configurer et un message : « Ce compte n'est pas encore configuré. Cliquez sur "Configurer" pour définir la méthode d'amortissement, le taux et les comptes liés (amortissement cumulé, charge, gain/perte). »
Configurer le compte 1840
Définir la méthode d'amortissement et les comptes liés. La configuration est conservée d'un exercice à l'autre.
Ledger n'invente pas de compte à la volée. Si l'amortissement cumulé (par exemple 1841) n'est pas dans la BV, ajoutez-le d'abord dans la balance (bouton « Ajouter une ligne »), puis revenez configurer le compte d'immo.
Créer le solde initial des actifs existants
Si le client a déjà des immobilisations à l'ouverture de l'exercice, Ledger affiche un bandeau vert dans la carte du compte :
Le bouton Créer le solde initial ouvre la fenêtre d'ajout, en mode Solde initial, avec le coût et l'amort. cumulé pré-remplis depuis la BV. Ajustez la description, la date d'acquisition originale (peut être antérieure à l'exercice courant), puis enregistrez. Répétez pour chaque actif si le solde initial regroupe plusieurs biens.
Solde initial : un bien qui existait déjà avant que vous commenciez à utiliser Ledger. L'amortissement cumulé est celui déjà comptabilisé à cette date.
Acquisition : un bien acheté pendant l'exercice courant. L'amortissement démarre à la date d'acquisition (pro-rata si acquis en cours d'année).
Ajouter les acquisitions de l'année
Dans la carte du compte, cliquez Acquisition. Renseignez la description (par exemple « Camion Ford F-150, facture #1234 »), la date d'acquisition (dans l'exercice courant), le coût. Les Notes sont optionnelles.
Le panneau Personnaliser la méthode pour cet actif reste plié par défaut. Ouvrez-le seulement si un bien précis doit être amorti autrement que le reste du compte (par exemple un bien avec une valeur résiduelle spécifique, ou un actif dont la durée de vie diffère).
Disposer d'un actif
Sur la ligne de l'actif à disposer, cliquez Disposer. La fenêtre demande :
- La date de disposition (dans l'exercice).
- Le produit de disposition (0 $ si l'actif a été mis au rebut ou donné).
- Le compte qui encaisse le produit (banque, prêt actionnaire, à recevoir…). Par défaut, le premier compte d'encaisse du dossier.
- Le compte de gain/perte sur disposition. C'est le même que celui de la configuration du compte : renseignez-le là une fois, il est réutilisé pour toutes les dispositions du compte.
Un aperçu du gain (perte) apparaît en bas : coût, amort. cumulé au début, amort. de l'exercice jusqu'à la date de disposition, VNC, produit, gain ou perte. C'est indicatif, l'écriture finale intègre le pro-rata précis de l'amort. jusqu'à la date de disposition.
Vérifier le Sommaire
Retournez à l'onglet Sommaire. Chaque compte affiche un statut :
| Compte | Solde N-1 | Acquisitions | Dispositions | Solde calculé | Solde N | Écart | Amort. exercice | Statut |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1840 Équipement électronique
↔ 1841 (amort. cumulé)
|
62 500,00 | 2 100,00 | — | 64 600,00 | 64 600,00 | — | (12 920,00) | Équilibré |
|
1850 Mobilier de bureau
↔ 1851 (amort. cumulé)
|
8 400,00 | — | (1 200,00) | 7 200,00 | 7 200,21 | (0,21) | (1 440,00) | À expliquer |
- Équilibré : le solde calculé (N-1 + acquisitions − dispositions) correspond exactement au solde N de la BV.
- À expliquer : un écart existe. Cliquez la ligne pour aller directement à la carte du compte dans l'onglet Détails et trouver la source (acquisition oubliée, valeur mal saisie, arrondi dans la BV client).
- Non configuré : la méthode ou les comptes liés manquent.
Le bouton Afficher détail amortissement ajoute une ligne sous chaque actif pour montrer l'amort. cumulé isolément.
Soumettre l'écriture aux régularisations
Onglet Écriture. La page est structurée en trois étapes :
- Régularisations existantes. Si vous aviez déjà passé une écriture d'amortissement à la main sur ces comptes, cochez-la pour que Ledger l'inverse dans la nouvelle écriture. Sinon, la case reste vide.
- Écriture préparée automatiquement. Amortissement de l'exercice (avec pro-rata sur les acquisitions), plus dispositions (radiation du coût, reprise de l'amort. cumulé, encaissement, gain ou perte). Rien à toucher.
- Écriture nette à passer. C'est l'étape 2 moins ce que vous avez coché à l'étape 1. C'est cette écriture qui ira dans les Régularisations avec la description « Amortissement et dispositions, Immobilisations (via feuille de travail) ».
Cliquez Soumettre aux régularisations. La feuille confirme : « ✓ L'écriture a été ajoutée aux régularisations. »
Ce message apparaît quand un compte requis n'est pas encore configuré (amort. cumulé, charge d'amort., ou gain/perte). Ledger vous liste précisément ce qui manque. Ouvrez la configuration du compte, ajoutez ce qui est demandé, revenez à l'onglet Écriture, la ligne d'équilibre s'ajoute toute seule.
Imprimer pour le vérificateur
Bouton Imprimer en haut de la page. Le PDF produit contient les trois onglets : Sommaire complet (avec le détail amortissement affiché), Détails actif par actif avec les calculs, et l'écriture générée. C'est ce que le vérificateur ou l'associé examine à la revue. La mise en page reprend la marque du cabinet (logo, police, couleur d'accent).
La continuité d'un exercice à l'autre
Au roulement de l'exercice, Ledger reprend automatiquement :
- La configuration de chaque compte (méthode, taux, comptes liés).
- La liste des actifs avec leur historique (acquisitions passées, amortissements accumulés).
- Les dispositions restent inscrites, mais les actifs disposés sortent du calcul de l'exercice suivant.
Il ne vous reste qu'à ajouter les acquisitions et dispositions de la nouvelle année.
Questions fréquentes
Comment fait-on un changement de méthode d'amortissement en cours de vie ?
Ouvrez l'actif en édition, allez dans Personnaliser la méthode pour cet actif, et changez seulement pour cet actif. La configuration du compte reste inchangée pour les autres biens.
J'ai supprimé un actif par erreur, puis-je le récupérer ?
Non, la suppression est définitive. Pour retirer un actif du calcul sans perdre son historique, utilisez Disposer plutôt que Supprimer. Une disposition peut être réactivée si vous l'avez enregistrée par erreur (bouton Réactiver).
Le sommaire affiche un écart de quelques cents avec la BV. Que faire ?
C'est courant : la BV client contient l'amortissement arrondi, Ledger le calcule au cent près. Ajustez soit l'amort. de la BV, soit ajoutez un actif de complément d'un montant symbolique. Ledger vous montre l'écart précis dans la section Contrôles & validation au haut du sommaire.
Un même actif peut-il changer de compte au fil des années ?
Non. Un actif est rattaché à un compte, et le compte est associé à un code de regroupement. Si vous devez déplacer un bien vers une autre catégorie, faites une disposition « interne » à 0 $ dans l'ancien compte, puis un solde initial dans le nouveau, en gardant la même date d'acquisition originale.
Que se passe-t-il si je ne configure pas la feuille et que je passe l'écriture manuellement ?
Rien ne casse. La feuille reste inerte. Mais vous perdez la continuité inter-années : vous devrez reconstruire l'inventaire chaque exercice, et le vérificateur ne verra pas le détail des biens.