Suivre les prêts, produire les échéanciers, séparer capital et intérêts
La feuille Dette à long terme construit l'échéancier de chaque prêt à partir de ses paramètres (montant, taux, versement, fréquence), sépare automatiquement la portion long terme de la portion court terme, isole les intérêts payés, et prépare l'écriture de régularisation. Elle sait aussi gérer les avances commerciales (MCA/Vault), les rachats anticipés, les moratoires et les exemptions d'intérêts.
La feuille en un coup d'œil
Trois onglets :
- Sommaire : un tableau par prêt avec solde d'ouverture, additions, remises de capital, solde de fermeture, portion long/court terme, intérêts payés, et un aperçu des remboursements des 5 prochains exercices. L'écart entre le calcul de l'échéancier et le solde au chiffrier est mis en évidence.
- Échéancier : le tableau d'amortissement complet du prêt sélectionné, versement par versement.
- Écriture de régularisation : capital remboursé + intérêts payés (+ intérêts courus si option activée), en trois étapes comme les autres feuilles.
En haut : Exporter Excel (un onglet .xlsx par prêt avec son échéancier complet) et Imprimer (PDF pour le vérificateur).
Activer la feuille et cliquer « Nouveau prêt »
Activer la feuille depuis Feuilles de travail (Ledger la suggère dès qu'un compte du sous-total KK.A « Dettes long terme » est non nul dans la BV). Puis, onglet Sommaire, cliquez Nouveau prêt.
Renseigner les paramètres du prêt
La fenêtre « Nouveau prêt à long terme » demande, dans l'ordre :
Nouveau prêt à long terme
Sélectionnez le compte de la balance de vérification associé à ce prêt.
Renseignez trois des quatre champs (montant, taux, nombre de versements, versement périodique), Ledger calcule le quatrième. Le message « ✓ Calculé à partir des autres champs » apparaît sous la valeur trouvée. Si les valeurs ne convergent pas, Ledger le dit clairement.
Les cas particuliers : moratoire, exemption, rachat anticipé
Dans la même fenêtre, quelques champs plus rares mais utiles :
- Exemption d'intérêts du… au… : période pendant laquelle aucun intérêt ne court (offre promotionnelle ou report).
- Moratoire de capital du… au… : période où seuls les intérêts sont payés, le capital est gelé.
- Prêt à demande : à cocher si le prêt peut être exigé à tout moment. Une date de renouvellement s'affiche à la place de la date d'échéance.
- Date de fermeture anticipée (rachat) : à renseigner uniquement si le prêt a été refinancé ou racheté avant terme. L'échéancier s'arrête à cette date, les intérêts cessent après, et Ledger affiche « Solde de rachat à cette date : X » juste sous le champ.
Activer les intérêts courus si nécessaire
Case Calculer les intérêts courus à la fin d'exercice. Ledger calcule alors les intérêts accumulés du dernier versement jusqu'à la fin d'exercice et les ajoute à l'écriture de régularisation (DR Intérêts / CR Frais courus).
Deux comptes à choisir dans la BV : Compte de frais courus à payer (passif) et Compte de charge d'intérêt. Ce dernier peut être laissé vide pour détection automatique (Ledger prend le groupe 808).
Lire le Sommaire et repérer les écarts
| N° cpt | Description | Solde ouv. | Additions | Remises cap. | Solde ferm. | Chiffrier | Écart | LT | CT | Intérêts |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2400 | Prêt Desjardins, camion F-150 | 72 400,00 | — | (15 850,44) | 56 549,56 | 56 549,56 | ✓ | 40 690,00 | 15 859,56 | 4 100,04 |
| 2450 | Avance commerciale Vault | — | 42 000,00 | (28 500,00) | 13 500,00 | 13 750,00 | (250,00) | — | 13 500,00 | 3 500,00 |
- ✓ Le solde calculé par l'échéancier correspond au solde du compte au chiffrier (net des régularisations).
- (250,00) Il y a un écart. L'infobulle vous propose deux hypothèses : un paiement additionnel non prévu à l'échéancier, ou un montant original / une date de prêt à ajuster.
Bouton Prochaines années en bas du sommaire : ouvre les 5 prochains exercices (capital, intérêts, mensualités) et un lien vers « années suivantes » pour la note aux états financiers.
Consulter et vérifier l'échéancier
Onglet Échéancier, sélectionnez le prêt. Ledger affiche le tableau versement par versement : N°, Date, Solde initial, Versement, Capital, Intérêts, Intérêts cumulés, Solde de la fin. Il donne aussi le sommaire du prêt : versement périodique, taux périodique, total des intérêts payés, montant total payé.
Utilisez Exporter Excel en haut pour télécharger un fichier .xlsx contenant un onglet par prêt : c'est ce qu'on remet au client ou qu'on annexe au dossier.
Soumettre l'écriture de régularisation
Onglet Écriture de régularisation, trois étapes :
- Écritures déjà passées. Ledger liste les régularisations existantes qui touchent les comptes de prêts. Cochez celles à renverser.
- Écritures qui auraient dû être passées. Calculées depuis l'échéancier : capital remboursé + intérêts payés durant l'exercice (+ intérêts courus si l'option est active).
- Écriture de régularisation à soumettre. Différence entre étape 2 et étape 1. Bouton Soumettre la régularisation.
Après soumission, un badge apparaît : « Une régularisation a déjà été soumise pour cette feuille de travail. » Si vous ré-ouvrez la feuille et cliquez à nouveau Soumettre, Ledger vous propose de remplacer la JE existante (correction) ou de garder les deux (rare, à faire consciemment).
Cas particulier, les avances commerciales (MCA/Vault)
Les avances commerciales (Merchant Cash Advance de Vault, Clearco, etc.) ne sont pas des prêts traditionnels : pas de taux nominal affiché, remboursement au pourcentage des ventes ou en versements fixes. Voici comment les modéliser :
- Montant original : le net reçu par le client (pas le nominal). Si Vault avance 50 000 $ et prélève 500 $ de frais à l'octroi, entrez 49 500 $.
- Valeur résiduelle : 0.
- Nombre de versements et versement périodique : ceux fixés par l'entente Vault.
- Taux d'intérêt annuel : laissez le champ vide, Ledger propose Résoudre et calcule le taux implicite (souvent élevé, 30–60 %).
- Si le client rachète l'avance avant terme, renseignez Date de fermeture anticipée : Ledger affiche le solde de rachat calculé à cette date.
Questions fréquentes
Peut-on lier plusieurs prêts au même compte de la BV ?
Oui. Le sommaire affiche une ligne par prêt, et l'écart du compte au chiffrier compare la somme des soldes calculés à ce que porte la BV.
Comment fait-on quand un prêt change de taux en cours de vie ?
Il faut le représenter comme deux prêts : le premier avec une date de fermeture anticipée à la date de refinancement, le second avec une date de prêt = cette même date et le nouveau taux. Le solde de rachat du premier devient le montant original du second.
La régularisation a été soumise mais je veux la modifier, dois-je la supprimer ?
Non. Modifiez les paramètres du prêt ou la sélection d'écritures à renverser, puis cliquez à nouveau Soumettre. Ledger vous propose Remplacer pour mettre à jour la JE existante sans changer son numéro.
Rattacher un document (convention de prêt, relevés) au prêt ?
Ouvrez le prêt en modification, un panneau Documents rattachés à ce prêt apparaît en bas. Glissez-déposez ou cliquez pour téléverser. Les documents restent attachés au prêt et le suivent d'une année à l'autre.
Pourquoi mon prêt ne balance-t-il pas exactement avec la BV ?
Trois causes fréquentes : (a) un paiement additionnel hors échéancier a été fait, entrez-le comme addition/remise dans le sommaire ; (b) la date du prêt saisie ne correspond pas exactement à l'octroi ; (c) le taux réel diffère du taux affiché sur le contrat (utilisez le solveur pour trouver le vrai).