Connecter un client à QuickBooks, puis importer sa balance
Reliez le dossier Ledger d'un client à sa société QuickBooks Online, pour importer sa balance de vérification en un clic et pousser plus tard les régularisations. La connexion est par client : un client dans Ledger, une société dans QuickBooks.
Avant de commencer
- Le client doit déjà exister dans Ledger. Voir Créer votre premier client.
- Vous devez pouvoir vous connecter à QuickBooks Online avec un compte qui a accès à la société du client, soit avec les identifiants du client, soit avec votre invitation de comptable acceptée sur sa société.
- C'est le préparateur qui autorise la connexion sur l'écran de QuickBooks. Ledger ne stocke ni votre mot de passe ni celui du client.
Ouvrir la fiche du client
Dans le menu de gauche, cliquez sur Clients, puis cliquez sur le client. Faites défiler jusqu'au bloc QuickBooks du client (colonne de droite, sous « Recommandations et notes »).
Reliez le QuickBooks de ce client pour importer sa balance de vérification.
Vous choisirez la société du client sur l'écran de QuickBooks (une seule fois).
Cliquer « Connecter le QuickBooks du client »
Le clic vous envoie sur le site de QuickBooks (Intuit). Ledger n'affiche rien pendant ce temps, c'est normal, l'onglet a changé de site.
Une fois que ce client est relié, tous ses dossiers présents et futurs utiliseront la même connexion. Vous n'avez pas à recommencer chaque année.
Choisir la société du client sur QuickBooks
Sur l'écran de QuickBooks, connectez-vous si nécessaire, puis sélectionnez la société du client dans le sélecteur en haut, et confirmez l'autorisation.
Sur Intuit, il existe un bouton qui installe l'app dans la société de votre cabinet. Ce n'est pas ce qu'on veut : Ledger doit être relié à la société du client. Si vous avez cliqué le mauvais bouton, revenez dans Ledger, cliquez « Déconnecter », puis recommencez.
De retour dans Ledger, la carte passe à « Connecté »
Intuit vous renvoie sur la fiche du client. Le bloc QuickBooks affiche maintenant le badge Connecté, le numéro de société, et un bouton Déconnecter.
Reliez le QuickBooks de ce client pour importer sa balance de vérification.
Le numéro affiché est l'identifiant interne de QuickBooks pour cette société. Vous n'avez pas besoin de le noter.
Importer la balance de vérification
Une fois la connexion établie, la BV s'importe depuis le dossier lui-même, pas depuis la fiche client. Ouvrez le dossier de l'année à traiter, puis allez sur la balance de vérification.
Ouvrir « Balance de vérification » dans le dossier
Dans le dossier, dans le menu de gauche, cliquez sur Balance de vérification (sous « Cycles comptables »).
Ouvrir le menu « Importation »
En haut de la BV, cliquez le bouton Importation. Un menu déroulant apparaît avec les trois voies d'import disponibles. Choisissez Depuis QuickBooks.
L'option n'apparaît que si ce client est relié à QuickBooks. Retournez à la fiche du client et faites l'étape 1 à 4.
Vérifier l'aperçu, puis importer
Une fenêtre s'ouvre et va chercher la balance dans QuickBooks. Le message « Récupération de la balance depuis QuickBooks… » disparaît en quelques secondes, puis l'aperçu s'affiche.
Importer la BV depuis QuickBooks
La balance est récupérée depuis la société connectée au client.
| Numéro | Description | Solde N | Solde N-1 |
|---|---|---|---|
| 1000 | Banque Exemple | 15 742,30 | 0,00 |
| 1020 | Petite caisse | (188,20) | 0,00 |
| 1250 | Compte à recevoir | 3 386,89 | 0,00 |
| 1440 | Stocks | 13 897,41 | 0,00 |
| 1500 | Immobilisations | 744 999,34 | 0,00 |
Ledger affiche ce message quand la société connectée porte à peu près le même nom que votre cabinet. C'est souvent le signe qu'on a lié le QuickBooks du cabinet au lieu de celui du client. Annulez, retournez à la fiche client, cliquez « Déconnecter », puis reconnectez en choisissant la bonne société.
La case « Importer aussi l'année précédente »
Elle est cochée par défaut sur les nouveaux dossiers. Elle est décochée automatiquement quand l'année précédente est déjà finalisée dans Ledger, pour éviter d'écraser des soldes déjà signés. Recochez-la seulement si vous voulez vraiment remplacer les N-1.
Confirmer l'import
Cliquez Importer (X comptes). En quelques secondes, Ledger insère les nouveaux comptes, met à jour ceux qui existaient déjà, et vous montre un résumé (X insérés, Y mis à jour).
Fermez la fenêtre, la BV s'affiche avec tous les comptes et les soldes prêts pour les régularisations et le regroupement.
Vous pouvez ré-importer autant de fois que nécessaire (par exemple après une correction dans QuickBooks). L'import fusionne, il ne crée pas de doublons. Vos régularisations ne sont pas touchées.
Questions fréquentes
Est-ce que je dois refaire la connexion chaque année ?
Non. La connexion est attachée au client, pas au dossier. Elle est réutilisée pour l'année en cours, la suivante, et le roulement.
Un même dossier Ledger peut-il tirer sa BV de deux sociétés QuickBooks ?
Non. Un client = une société QuickBooks. Si votre client tient deux jeux de livres dans QuickBooks, créez deux clients dans Ledger et connectez chacun à sa société.
Peut-on cumuler un import QuickBooks et un import Excel ?
Oui. Les deux voies d'import passent par le même mécanisme de fusion. Rien ne vous empêche par exemple d'importer la BV depuis QuickBooks, puis d'ajouter à la main quelques comptes manquants avec « Coller du texte ».
Comment change-t-on la société connectée ?
Sur la fiche du client, cliquez Déconnecter, puis Connecter le QuickBooks du client, et choisissez la bonne société sur l'écran de QuickBooks.
Et si le client change son propre plan comptable dans QuickBooks ?
Re-importez la BV. Les nouveaux comptes seront ajoutés, les anciens qui n'existent plus resteront dans Ledger avec un solde zéro (vous pouvez les supprimer manuellement).
Et ensuite
Vous avez la BV en place, la suite du dossier peut commencer.