Dossier terminé ? Envoyez vos écritures dans le QuickBooks du client
Une fois les régularisations complétées, plus besoin de les retaper dans les livres du client : le bouton QuickBooks de la page Régularisations pousse chaque écriture dans son QuickBooks Online, une écriture de journal par régularisation, marquée comme écriture de régularisation. Le client repart l'année suivante avec des livres qui concordent avec vos états financiers, sans ressaisie.
Quand l'utiliser et ce qui part
Le bon moment : à la toute fin du dossier, quand les régularisations sont finales (revues et signées). Vous poussez alors le lot en un envoi, et les livres QuickBooks du client rejoignent le chiffrier.
Ce qui est envoyé, et ce qui est exclu automatiquement :
- ✅ Envoyées : vos régularisations manuelles, y compris les PYA converties en écritures normales et les écritures venues des feuilles de travail (immo, DLT, impôts…).
- ❌ Exclues : les écritures d'opération (elles viennent de la tenue de livres, le client les a déjà dans QuickBooks), les reclassements (badge RECL, sans impact sur les soldes) et les régularisations d'exercice antérieur (PYA, elles appartiennent à l'an passé).
Chaque régularisation devient une Journal Entry distincte dans QuickBooks, avec un numéro de pièce unique et le marqueur « Adjusting Journal Entry ». Les montants sont relus depuis la base au moment de l'envoi : ce qui part est exactement ce que montre votre écran.
Ouvrir le dialogue d'envoi
Page Régularisations du dossier → bouton QuickBooks en haut. Le dialogue « Envoyer les écritures vers QuickBooks » s'ouvre et se connecte au QuickBooks du client.
Si ce client n'est pas relié, le dialogue vous le dit et propose de connecter. Voir QuickBooks, connexion et import, la connexion se fait une fois, sur la fiche du client.
Vérifier la liste des écritures à envoyer
Le dialogue liste les écritures admissibles. Deux badges possibles sur une ligne :
- Envoyée : cette écriture est déjà dans QuickBooks (envoi précédent). Elle sera ignorée, pas de doublon possible.
- Débalancée : débits ≠ crédits, elle ne peut pas partir. Corrigez-la d'abord dans Régularisations.
Associer les comptes (la première fois)
Le plan comptable du client dans QuickBooks n'est pas le vôtre. La section Correspondance des comptes liste chaque compte utilisé par vos écritures et vous demande son équivalent QuickBooks :
| Notre compte | Compte QuickBooks du client | |
|---|---|---|
| 7300 Amortissement | Depreciation Expense | Associé |
| 1841 Amort. cumulé équipement | Accumulated Depreciation | Associé |
| 2680 Impôt fédéral à payer | — Choisir un compte — | À associer |
L'envoi est bloqué tant qu'un compte reste « À associer ». La bonne nouvelle : l'association est mémorisée par client. La première année demande cinq minutes, les envois suivants sont immédiats.
Si une écriture touche un compte « Comptes fournisseurs » ou « Comptes clients » de QuickBooks, QuickBooks exige un tiers sur la ligne. Le dialogue vous demande alors de choisir le fournisseur ou le client concerné dans la liste, juste à côté du compte.
Les options d'envoi
- Préfixe du n° de pièce : chaque écriture reçoit un numéro unique (ex.
LDG-2025-01) pour éviter tout conflit avec les pièces existantes du client. Le défaut convient presque toujours. - Marquer comme écriture de régularisation (Adjustment) : coche « Is Adjusting Journal Entry? » dans QuickBooks. Requiert que la connexion ait l'accès comptable (QBOA). Si la connexion ne l'a pas, l'écriture part quand même, sans le marqueur, et le résumé vous en avertit.
- Lignes de taxe (optionnel) : pour router une ligne vers la bonne ligne de déclaration TPS/TVQ du client (ex. ligne 106 CTI). Les taux sont groupés par agence : prenez toujours un taux de l'agence du compte, sinon QuickBooks refuse. Laissez vide pour ne pas router.
Envoyer et lire le résumé
Cliquez Envoyer (X). À la fin, le résumé donne le compte exact : « X envoyée(s), Y ignorée(s), Z en échec », ligne par ligne. Les écritures envoyées portent ensuite une infobulle « envoyée dans QuickBooks » dans la liste des régularisations.
Chaque écriture envoyée est marquée définitivement (idempotence). Relancer l'envoi après avoir corrigé un échec ne renvoie que ce qui manque, jamais de doublon dans les livres du client.
Erreurs fréquentes et leur solution
| Message | Quoi faire |
|---|---|
| Le taux choisi n'appartient pas à l'agence de ce compte | Dans le menu des lignes de taxe, choisissez un taux du groupe de l'agence du compte (les taux sont groupés par agence). |
| Ce compte « Comptes fournisseurs » exige un fournisseur | Sélectionnez le fournisseur dans la correspondance des comptes (même chose côté clients). |
| Ce numéro de pièce existe déjà dans QuickBooks | Changez le préfixe du n° de pièce et réessayez. |
| La période visée est fermée dans QuickBooks | Les livres du client sont clôturés à cette date. Demandez au client (ou à son teneur de livres) de rouvrir la période, ou datez l'écriture dans une période ouverte. |
| Envoyées, mais SANS le marqueur « écriture de régularisation » | La connexion n'a pas l'accès comptable (QBOA). Les montants sont corrects ; seul le marqueur manque. Reconnectez avec un compte comptable si le marqueur est requis. |
| Envoyées, mais le taux de taxe n'a pas été appliqué | QuickBooks a refusé le routage de taxe. Les montants sont corrects ; ajustez la ligne de déclaration dans le Centre de taxes de QuickBooks au besoin. |
Limites actuelles
- Une écriture Ledger = une écriture QuickBooks (pas de découpage automatique 1 → N).
- Une écriture modifiée dans Ledger après l'envoi n'est pas re-synchronisée : ajustez-la directement dans QuickBooks, ou annulez l'écriture là-bas puis renvoyez.
- Devise unique : les dossiers multidevises ne sont pas pris en charge par l'envoi pour l'instant.
Questions fréquentes
Le client verra-t-il les écritures tout de suite ?
Oui, dès l'envoi, dans Comptabilité → Écritures de journal de son QuickBooks, chacune datée dans l'exercice et numérotée avec votre préfixe.
Pourquoi les reclassements (RECL) ne partent-ils pas ?
Un reclassement réorganise la présentation de vos états financiers sans changer les soldes du client. L'envoyer créerait du bruit dans ses livres sans aucun effet net. Même logique pour les PYA : elles corrigent l'an passé, pas l'exercice courant du client.
Et si je me suis trompé de compte dans la correspondance ?
Corrigez l'association avant le prochain envoi (elle est mémorisée, donc modifiable au même endroit). Pour une écriture déjà partie au mauvais compte, corrigez-la dans QuickBooks directement.