Modifier la fiche d'un client
L'identité et les coordonnées d'un client (adresse, courriels, téléphone, NEQ, numéros d'entreprise, responsables, actionnaires) vivent sur sa fiche, pas dans un dossier d'exercice. Vous pouvez donc les tenir à jour sans ouvrir de dossier, à tout moment, même pour un client dont vous ne faites que la tenue de livres.
Ouvrir la fiche du client
Deux chemins équivalents :
- Menu de gauche Clients, puis cliquez sur le nom du client dans la liste (ou le bouton Ouvrir au bout de la ligne).
- Depuis le tableau de bord, cliquez sur le client dans « Mes dossiers ».
Vous arrivez sur la fiche : le nom en titre, les pastilles de responsables, la carte des renseignements, puis la liste des exercices.
La carte « Renseignements sur le client »
Juste sous les responsables, la carte Renseignements sur le client affiche les coordonnées connues d'un coup d'œil. Elle n'affiche que les champs remplis ; si la fiche est vide, elle vous invite à cliquer sur Modifier pour saisir l'adresse, les courriels, le téléphone, etc.
Cliquer sur « Modifier »
Le bouton Modifier, dans l'en-tête de la carte, ouvre une fenêtre avec le formulaire client complet, exactement le même que dans le dossier, à une exception près : la section Exercice (dates, type de mission) n'y est pas, puisqu'on modifie ici le client, pas un exercice précis.
Mettre à jour les champs
Vous retrouvez les mêmes sections que lors de la création :
- Identification : dénomination sociale, nom commercial, code client, NEQ, numéros d'entreprise (fédéral et Revenu Québec), date de constitution, secteur d'activité, groupe.
- Coordonnées : adresse, ville, province, code postal, téléphone, courriel. Le champ courriel accepte plusieurs adresses, cliquez sur « Ajouter un courriel » pour la paie, le propriétaire, etc.
- Responsables : associé responsable, comptable correspondant, signataire, devise.
- Actionnaires / propriétaires : nom, NAS, catégorie et nombre d'actions, pourcentage.
Comme partout dans Ledger, un associé responsable doit être choisi pour enregistrer (il alimente le tableau de bord de chacun). Si la case est vide, Ledger la met en rouge et bloque l'enregistrement tant qu'elle n'est pas remplie.
Vous pouvez aussi ré-assigner rapidement l'associé et le comptable en cliquant directement sur les pastilles en haut de la fiche, sans ouvrir tout le formulaire. Et l'identité reste modifiable depuis l'intérieur d'un dossier (fiche client du dossier) : ce sont les mêmes données.
Enregistrer
Cliquez sur Enregistrer. La fenêtre se ferme et la carte se met à jour immédiatement. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué (fermer avec Annuler ou Échap annule tout).
Client en tenue de livres (sans états financiers)
Pour un client dont vous ne produisez pas d'états financiers, vous n'êtes pas obligé de créer un dossier d'exercice juste pour garder ses coordonnées. À la création d'un client, la section Exercice commence par une case « Démarrer un exercice maintenant », cochée par défaut.
Décochez « Démarrer un exercice maintenant » : Ledger crée alors le client seul (aucun exercice) et vous amène directement sur sa fiche. Vous ajouterez un exercice plus tard, quand vous en aurez besoin, avec le bouton Nouvel exercice de la fiche.
Voir aussi Créer un client pour le détail de la création.
Questions fréquentes
Puis-je changer juste l'adresse sans toucher au reste ?
Oui. Ouvrez Modifier, changez l'adresse, enregistrez. Les autres champs restent tels quels. Seul l'associé responsable doit être renseigné (il l'est en général déjà).
Est-ce que modifier la fiche touche aux dossiers existants ?
L'identité et les coordonnées sont propres au client et partagées par tous ses dossiers. Un changement d'adresse ou de courriel se reflète donc dans les futurs documents et courriels, quel que soit le dossier. Les chiffres des dossiers (BV, régularisations, états financiers) ne sont pas touchés.
Où va un client créé sans exercice ?
Il apparaît normalement dans la liste des clients (sa colonne « Fin d'exercice » affiche simplement un tiret). Vous pouvez lui ajouter un exercice n'importe quand depuis sa fiche.