Importer une balance de vérification depuis un fichier Excel ou CSV
Quand le client ne fournit pas de connexion QuickBooks, la BV s'importe depuis un fichier .xlsx, .xls, .xlsb ou .csv. Ledger accepte un ou deux fichiers d'un coup (année courante + année précédente), détecte la ligne d'en-têtes, la période, les colonnes, et fusionne automatiquement.
Trois voies d'import, une seule à retenir ici
Le bouton Importation en haut de la BV ouvre un menu avec trois options :
- Importer un fichier (Excel / CSV) : la voie couverte par cet article.
- Depuis QuickBooks : voir QuickBooks, connexion et import. N'apparaît que si le client est relié à QBO.
- Coller du texte (CSV / Excel) : méthode manuelle rapide, à réserver aux cas où l'import fichier ne fonctionne pas.
Ouvrir « Importer un fichier »
Dossier → Balance de vérification dans le menu de gauche. En haut, bouton Importation → Importer un fichier (Excel / CSV). La fenêtre « Importer une balance Excel » s'ouvre.
Déposer un ou deux fichiers
Importer une balance Excel
Glissez un ou deux fichiers .xlsx, un par exercice (ex. QuickBooks). Le système détecte automatiquement la période et fusionne les fichiers.
Formats acceptés : .xlsx, .xls, .xlsb, .csv, un ou deux fichiers (un par exercice)
Deux stratégies typiques :
- Un seul fichier avec deux colonnes N et N-1 déjà côte à côte (souvent depuis un ERP ou un tableur préparé par le client).
- Deux fichiers exportés séparément depuis QuickBooks (un par exercice). Ledger détecte quelle période appartient à quel fichier via la date d'en-tête, et fusionne les deux dans N et N-1.
Le bouton Télécharger un gabarit propose deux variantes : Solde net (une colonne signée) ou Débit / Crédit (deux colonnes). Envoyez ce fichier au client pour qu'il vous le renvoie rempli.
Confirmer le mappage des colonnes
Après le dépôt, Ledger affiche pour chaque fichier :
- La feuille Excel détectée (choisissez-en une autre au besoin).
- La ligne d'en-têtes (« En-têtes détectées à la ligne 7 », ajustable).
- La date « Au » et la période (Année courante N ou Année précédente N-1). Un bouton Inverser N ↔ N-1 corrige si la détection s'est trompée.
Puis choisissez le mode de saisie des montants :
- Solde unique : une seule colonne signée (positif = débit ou selon la convention du fichier).
- Débit / Crédit : deux colonnes séparées.
Ledger propose automatiquement les colonnes N° de compte, Description, et Solde (ou Débit/Crédit). Si une colonne est mal reconnue, changez-la dans le menu déroulant :
Vérifier l'aperçu et importer
Un aperçu s'affiche avec les X premiers comptes détectés (badge « X comptes détectés »). Vérifiez rapidement les descriptions et les montants, puis cliquez Importer (X comptes).
| N° compte | Description | Solde N | Solde N-1 |
|---|---|---|---|
| 1000 | Banque Desjardins | 15 742,30 | 8 250,00 |
| 1020 | Petite caisse | (188,20) | 150,00 |
| 1250 | Comptes à recevoir | 3 386,89 | 2 100,00 |
| 1440 | Stocks | 13 897,41 | 11 250,00 |
| 1500 | Immobilisations | 744 999,34 | 620 000,00 |
Le message de succès indique combien de comptes ont été ajoutés, combien mis à jour, avec un rappel : les regroupements existants sont préservés, seuls les nouveaux comptes ont besoin d'un code (via l'onglet Regroupements ou l'outil Conciliation des chartes).
Deux comptes qui partagent le même numéro
Cas fréquent avec QuickBooks : quand un compte est supprimé puis un nouveau créé, QBO peut réutiliser un ancien numéro. Ledger le détecte à l'import :
Les soldes des lignes dupliquées sont additionnés (net) sous un seul compte pour garder la balance équilibrée. Ledger affiche le nombre de lignes additionnées. Si vous voulez les garder séparés, renumérotez-les dans QuickBooks puis ré-exportez.
Les pièges qui coûtent 5 minutes
Excel crée un fichier verrou (~$…) quand le fichier est ouvert. Ce fichier est vide et Ledger le refuse : « Fermez le fichier dans Excel puis sélectionnez le vrai fichier .xlsx (sans le préfixe ~$). » Fermez Excel, puis re-glissez le bon fichier.
Dans Excel, formatez les colonnes de montants en Comptabilité (Accounting). Les zéros disparaissent, les parenthèses représentent les négatifs, et les valeurs s'alignent correctement. Le format « Nombre » brut fonctionne aussi mais rend l'aperçu moins lisible.
Après l'import
Trois étapes qui suivent naturellement :
- Ouvrez la Balance de vérification pour vérifier l'équilibre (le voyant « Balance équilibrée » en haut à droite doit être vert pour N et N-1).
- Assignez les regroupements aux nouveaux comptes (dans la colonne Regroupement de la BV, ou via Conciliation des chartes pour un gros dossier).
- Activez les feuilles de travail pertinentes (Immo, DLT, Impôts, etc.) via Feuilles de travail dans le menu.
Questions fréquentes
Puis-je ré-importer par-dessus une BV existante ?
Oui. Les comptes existants sont mis à jour, les nouveaux sont ajoutés, les regroupements déjà en place ne sont pas touchés. Vos régularisations manuelles restent intactes.
Le fichier n'a pas de numéros de compte, juste des descriptions
Ledger génère des numéros temporaires (?001, ?002…) pour ne pas bloquer l'import. Vous les renommez ensuite dans la BV en cliquant la cellule N° de compte.
L'aperçu montre 0 compte, il y a quelque chose qui cloche
Vérifiez le mappage des colonnes : la colonne N° de compte pointe-t-elle vraiment vers la colonne des numéros, et la colonne Solde (ou Débit/Crédit) vers les bons montants ? Aucune ligne valide = probablement une colonne mal associée.
La détection N/N-1 s'est trompée
Bouton Inverser N ↔ N-1 sur le panneau du fichier. Ledger permute la période associée, sans vous obliger à ré-uploader.