Hors balance du solde d'un compte : un compte sans regroupement
Votre balance de vérification est équilibrée, mais les états financiers sortent « hors balance » d'un montant qui est exactement le solde d'un compte ? Ce compte n'a pas de regroupement : il n'est rangé nulle part aux états financiers. C'est typique après un import de balance, quand un compte a été ajouté en cours d'année. Ça se corrige en quelques secondes.
Le symptôme
La balance de vérification est équilibrée (écart de 0,00 $), pourtant :
La pastille et le filigrane empêchent de remettre au client des états financiers qui ne balancent pas sans le voir.
Pourquoi
Les états financiers sont bâtis à partir des regroupements : chaque compte y est rangé selon son code (par exemple 718, Frais de déplacement). Un compte sans code n'est rangé nulle part. Si c'est une dépense, elle manque à l'état des résultats : le bénéfice est trop élevé du même montant, et le bilan décale d'autant.
Le Regroupement le signale : la carte « Comptes orphelins » compte les comptes sans regroupement valide, et le compte en cause apparaît tout en bas de la page, dans la zone « Validation ».
L'écart bilan égale le solde du compte oublié (1 875 $), et la carte « Comptes orphelins » en compte un.
Un code absent du catalogue, une faute de frappe par exemple, ne range pas le compte non plus : il apparaît lui aussi dans la zone Validation.
La correction
Ouvrir les Regroupements
Dans le dossier, menu de gauche : Regroupements (par groupe & IGRF).
Aller à la zone Validation
Cliquez sur la carte « Comptes orphelins » : la page descend à la zone Validation, qui liste le compte.
Taper le code de regroupement dans la case du compte
Ici 718, Frais de déplacement, puis Entrée. En tapant, la case propose les codes du catalogue avec leur nom. Le compte rejoint sa section (ici les frais d'exploitation) et la zone Validation disparaît.
Tous les contrôles d'équilibre passent et, à l'impression, le bilan balance.
Le code peut aussi être choisi dans la balance de vérification, colonne Regroupement du compte.
Ce que ça change
- Le code est enregistré sur le compte, dans ce dossier.
- Au roulement, le compte garde son code : l'an prochain, il est déjà rangé.
- Aucun solde ne change : ni la balance, ni les livres du client, ni QuickBooks.
Questions fréquentes
Comment éviter que ça revienne ?
Après chaque import de balance (Excel ou QuickBooks), jetez un œil à la carte « Comptes orphelins » des Regroupements. À 0, tous les comptes sont rangés.
Quel code choisir ?
Celui de la ligne où le compte doit paraître aux états financiers : un compte de frais de déplacement va avec les frais de déplacement (718). La recherche des Regroupements trouve un code par son numéro ou par son nom.
L'écart ne correspond au solde d'aucun compte ?
Plusieurs comptes peuvent être sans regroupement : l'écart est alors leur total, et la carte « Comptes orphelins » dit combien il y en a. Un écart d'un ou deux dollars, lui, vient plutôt de l'arrondi : voir Hors balance d'un dollar : c'est l'arrondi.