Créer votre premier client
Un client dans Ledger, c'est le dossier d'une société ou d'un travailleur autonome, avec ses coordonnées, l'équipe qui s'en occupe et son exercice financier. C'est le point de départ de tout ce qui va suivre : balance de vérification, régularisations, états financiers, facturation.
Avant de commencer
Vous devez avoir le rôle d'associé ou de propriétaire, ou bien qu'un associé du cabinet vous ait accordé le droit de créer des clients. Un membre standard peut ensuite ouvrir les dossiers qui lui sont confiés, sans pouvoir en créer de nouveaux.
Si vous n'êtes pas encore inscrit à l'équipe, allez d'abord dans Paramètres › Équipe pour vous créer un profil.
Ouvrez le formulaire
Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton vert « Créer un client » en haut à droite. Vous pouvez aussi passer par la section Clients dans le menu de gauche et utiliser le même bouton là.
Le formulaire s'ouvre dans une fenêtre par-dessus votre tableau de bord. Vous pouvez fermer sans risque avec Échap , rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué Enregistrer.
Identifiez le client
Le seul champ vraiment obligatoire ici, c'est la dénomination sociale (le nom légal). Le reste peut être complété au fil du temps, mais valez la peine de saisir tout de suite ce qui vous servira à retrouver le dossier : NEQ, BN/NE, secteur d'activité.
Si le client fait partie d'un groupe (même actionnaire, plusieurs sociétés), utilisez la liste Groupe de sociétés, vous pourrez ensuite ouvrir toutes les sociétés d'un même groupe d'un seul geste depuis la liste des clients.
Ajoutez ses coordonnées
L'adresse et le téléphone servent aux lettres de mission, aux états financiers et aux courriels au client. La province détermine comment Ledger calcule les taxes de vente pour ce dossier, ne pas la sauter si le client facture des taxes.
Le champ courriel accepte plusieurs adresses : cliquez sur « Ajouter un courriel » pour la comptable interne, le propriétaire, etc.
Assignez un responsable
Champ obligatoire. L'associé responsable alimente le tableau de bord de chacun : quand la personne responsable ouvre l'application, ce client apparaît dans son onglet « Mes dossiers ». Sans responsable, le client tombe dans la pile « À assigner » visible seulement par l'admin.
Associé responsable : suit le dossier de haut niveau, apparaît sur les lettres et signe la revue. Comptable correspondant : la main dans le dossier au quotidien. Signataire : signe les états financiers. Une même personne peut jouer les trois rôles.
Fixez l'exercice financier
Ledger propose par défaut l'année civile en cours et le type Compilation (NCSC 4200). Ajustez si votre client a un exercice décalé, ou choisissez État financier (interne) pour un client sans mission de compilation.
L'exercice est facultatif : la case « Démarrer un exercice maintenant », en haut de la section, est cochée par défaut. Décochez-la pour créer une simple fiche de coordonnées, sans exercice, par exemple un client dont vous ne faites que la tenue de livres. Vous ajouterez un exercice plus tard, depuis la fiche du client.
Ça enlève la colonne comparative N-1 des états financiers (elle serait vide, ce qui embrouille) et adapte les gabarits de la lettre de mission au premier engagement.
Enregistrez
Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez gardé l'exercice, Ledger ouvre directement le dossier, prêt à recevoir la balance de vérification. Sinon, il vous amène à la fiche du client, d'où vous pourrez ajouter un exercice quand vous voudrez. Vous pouvez à tout moment revenir modifier les coordonnées depuis la carte « Renseignements sur le client » de la fiche, en cliquant sur Modifier.
Et après ?
Votre client existe. Voici ce que la plupart des cabinets font ensuite.