Utiliser la Conciliation des chartes pour mapper une BV à ses codes
La Conciliation des chartes est un outil optionnel propulsé par InspireIQ. Elle regarde chaque compte importé, propose un code de regroupement standard, et vous laisse valider ou modifier. Aucun code n'est jamais assigné automatiquement, vous restez maître de chaque décision. C'est utile surtout pour un client dont la chartre comptable diffère complètement de vos gabarits, ou pour un premier dossier volumineux.
Chaque analyse envoie les descriptions des comptes à l'API d'IA (Claude, Anthropic) et consomme du crédit. Le montant dépend du nombre de comptes analysés et du volume de descriptions. La Conciliation des chartes ne s'ouvre jamais automatiquement : vous décidez si vous voulez y aller, et vous voyez à l'avance combien de comptes seront traités. Les comptes déjà mappés dans un autre dossier de votre cabinet sont couverts par le cache local (gratuit), pas par l'IA.
Quand l'utiliser vs quand s'en passer
- À utiliser : nouveau client avec 80+ comptes issus d'un plan comptable atypique, où mapper à la main serait long. Ou premier dossier d'un client alors que votre cache cabinet est encore vide.
- À ne pas utiliser : dossier déjà roulé, ou client dont la chartre est proche d'un de vos gabarits standards (les regroupements se mettent alors à la main ou via l'onglet Regroupements en quelques minutes, sans consommer de crédit IA).
- Le cache fait le gros du travail : chaque fois que vous validez un mappage, il est mémorisé pour votre cabinet. La prochaine fois que le même compte (par exemple « 5320 Télécommunications ») revient, il est reconnu sans passer par l'IA.
Ouvrir Conciliation des chartes
Menu de gauche du dossier → OUTILS → Conciliation des chartes. La page liste les comptes en attente d'assignation.
Si la page est vide, c'est que soit vous n'avez pas encore importé de BV, soit tous vos comptes ont déjà un code : « Tous les comptes sont classés. Importez une nouvelle balance ou ajoutez des comptes pour les voir apparaître ici. »
Importer la balance depuis Excel (si pas déjà fait)
Le haut de la page contient une zone de dépôt pour un fichier Excel. Rappels avant d'importer :
- Le fichier doit contenir au moins deux colonnes Débit et Crédit.
- Les montants doivent être en format Comptabilité (les zéros disparaissent, les valeurs s'alignent).
- Chaque compte devrait avoir un numéro. Sinon, un temporaire
?001,?002… est généré, à renommer plus tard dans la Balance de vérification. - Pour QuickBooks : exportez un fichier par exercice (année courante + précédente) et glissez les deux à la fois, la période est détectée automatiquement.
- Fermez le fichier Excel avant l'import (Excel crée sinon un fichier verrou
~$…vide).
Cliquer « Suggérer les codes »
Le bouton Suggérer les codes déclenche l'analyse. Deux couches interviennent, dans l'ordre :
- Cache cabinet (L0), gratuit : un mappage déjà confirmé sur un autre dossier de votre cabinet, pour ce numéro ou cette description. Instantané.
- Suggestion IA (L3), payante : les comptes non trouvés au cache sont envoyés à Claude, qui propose un code avec un pourcentage de confiance.
À la fin, un message résume : « X comptes analysés, Y via cache, Z via IA, W sans suggestion. »
Lire le tableau des suggestions
| N° | Description | Code suggéré | Confiance | Source | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1000 | Banque Desjardins | A1 Encaisse | 98 % | Cache | |
| 1250 | Comptes à recevoir clients | B1 Comptes clients | 95 % | IA | |
| 5320 | Frais internet | R8 Télécommunications | 72 % | IA | |
| 7890 | Divers | — Aucune suggestion — | — | — |
Trois cas de figure :
- Confiance élevée (≥ 80 %) : le mappage est très probable. Cliquez Appliquer, ou utilisez le bouton en masse Tout accepter (X ≥ 80 %).
- Confiance moyenne (50-79 %) : lisez la description et le code proposé avant d'accepter. Modifiez si nécessaire dans le menu déroulant.
- Aucune suggestion : le compte est trop ambigu, choisissez le code à la main dans le menu déroulant.
Accepter en masse, ou un par un
Bouton Tout accepter (X ≥ 80 %) en haut : applique en un clic toutes les suggestions à confiance élevée. Utile pour dégrossir sur un gros dossier.
Ensuite, parcourez ligne par ligne les suggestions à moyenne confiance et les comptes sans suggestion. Chaque mappage confirmé enrichit votre cache cabinet, donc le prochain dossier avec des comptes similaires n'aura pas à repayer l'IA.
Ne cliquez jamais « Tout accepter » les yeux fermés. À 80 % de confiance, l'IA se trompe encore une fois sur cinq environ. Sur les comptes gros ou sensibles (encaisse, comptes clients, dette long terme), regardez la suggestion avant d'accepter. Un mauvais mappage à ce stade se propage aux EF, à l'IGRF et à la T2.
Revenir plus tard si vous ajoutez des comptes
Si vous importez une nouvelle version de la BV plus tard (par exemple après une correction chez le client), les nouveaux comptes apparaissent en haut de la Conciliation des chartes, prêts à recevoir une suggestion. Les comptes déjà mappés sont préservés, vous ne perdez rien.
Le bouton Réinitialiser supprime tous les comptes importés de l'engagement (à ne faire qu'en dernier recours : vous devrez tout ré-importer et remapper). Le cache cabinet, lui, est conservé quoi qu'il arrive.
Le cache cabinet, votre atout au fil des dossiers
Chaque mappage validé dans un dossier alimente le cache local du cabinet. Concrètement :
- Après votre 10ᵉ dossier, la majorité des comptes courants (banques, comptes clients, frais généraux, salaires) sont déjà couverts par le cache : la conciliation est gratuite et instantanée.
- L'IA n'est appelée que pour les comptes vraiment nouveaux (un nom de compte particulier, un plan comptable québécois vs anglophone, etc.).
- Le cache n'est pas partagé entre cabinets : chaque abonnement a le sien.
Questions fréquentes
Est-ce que je peux mapper toute la BV sans passer par cet outil ?
Oui. Dans la Balance de vérification, la colonne « Regroupement » se remplit à la main, un compte à la fois, sans coût. Dans l'onglet Regroupements et IGRF, vous voyez le tableau agrégé pour repérer ce qui manque. La Conciliation des chartes est simplement une accélération payante.
Combien ça coûte concrètement ?
Cela dépend du forfait de votre cabinet et du nombre de comptes envoyés à l'IA. Pour un dossier typique de 60 comptes dont 40 déjà en cache, seulement 20 comptes passent par l'IA, ce qui reste modeste. La facture apparaît dans les frais d'usage IA de votre forfait mensuel.
Peut-on modifier un mappage après l'avoir appliqué ?
Oui, dans la Balance de vérification, cliquez sur la case Regroupement du compte et changez le code. Le cache cabinet enregistre le dernier mappage confirmé.
L'IA voit-elle les montants ou juste les descriptions ?
Uniquement les numéros de compte et les descriptions. Les montants ne sont jamais envoyés à Claude, seul le libellé compte pour la suggestion.