Bien démarrer : les réglages du cabinet
Votre licence Ledger est active ? Voici les réglages à faire une seule fois, avant votre premier dossier. Tout se règle dans Paramètres, en bas du menu de gauche, un onglet à la fois : cet article suit l'ordre des onglets.
Le cabinet
Dans l'onglet Cabinet, entrez les numéros d'entreprise et l'ordre professionnel : ils sont repris sur les états financiers et les lettres de mission. Ajoutez ensuite l'adresse et les coordonnées du cabinet, qui paraissent au pied des états financiers, puis cliquez sur Enregistrer.
L'impression
L'onglet Impression donne l'image de marque de vos documents :
- Le logo du cabinet, téléversé dans la zone de dépôt : il apparaît aussitôt dans l'aperçu en direct.
- La couleur d'accent et la police des états financiers.
- L'en-tête des lettres de mission, plus bas dans la page.
Enregistrez : tous vos documents imprimés suivent ces choix.
Le courriel
Dans Courriel, chaque personne connecte sa propre boîte, Microsoft 365 ou Google Workspace : elle écrit ainsi aux clients depuis sa propre adresse. Avec Microsoft 365, connectez-vous et autorisez Ledger à envoyer des courriels en votre nom.
De retour dans Ledger, la boîte est connectée. Le bouton Envoyer un test confirme que tout fonctionne.
L'équipe
Dans Équipe, vous gérez les associés, comptables et signataires du cabinet. Un membre Sans compte, comme un signataire, paraît dans les documents sans se connecter à Ledger.
Ajouter un membre
Nouveau membre : nom, rôle, titre, courriel et image de signature.
Envoyer l'invitation
La personne reçoit un courriel pour choisir son mot de passe. Chaque personne qui se connecte occupe un siège ; au-delà des sièges de votre forfait, chaque siège additionnel est facturé.
Qui peut faire quoi
| Propriétaire | A accès aux réglages : l'équipe, le portail et la facturation. |
|---|---|
| Membre | Ne voit que les clients auxquels vous lui donnez accès. Il ne modifie pas les réglages du cabinet ; les modèles par défaut, eux, restent modifiables. |
| Propriétaire principal | Un seul par cabinet. Lui seul retire un propriétaire ou exige l'authentification à deux facteurs. Il peut transférer ce rôle à un autre membre (Transférer la propriété principale) ; seul le nouveau propriétaire principal pourra ensuite le lui rendre. |
Les modèles par défaut
- Notes par défaut : votre texte standard pour chaque note aux états financiers. Les zones entre crochets se remplissent dans chaque dossier.
- Modèles de BV : un modèle de balance de vérification par type d'entreprise (une pharmacie n'a pas les mêmes comptes qu'une firme de services-conseils). Chaque compte a son libellé en français et en anglais. Nouveau modèle part d'une copie d'un modèle existant.
- Regroupement de base : le catalogue et vos propres codes, partagés par tous vos dossiers.
À l'ouverture d'un dossier, choisissez son modèle de balance et sa langue : la langue du dossier fixe celle des comptes et des états financiers.
Ces modèles servent aux nouveaux dossiers : ceux déjà créés ne changent pas.
Le portail client
Avec le forfait Premium, le portail client est déjà en ligne à une adresse temporaire ; vous pourrez ensuite brancher votre propre domaine. Vos clients sont avisés par courriel quand vous déposez ou demandez un document, et les relances programmées suivent vos réglages. Préparez une fois vos dossiers types et vos modèles de demandes de documents.
Pas à pas : Le portail client : mise en route.
La sécurité
L'ordinateur du bureau
Téléchargez l'agent bureau : il garde les documents de vos clients synchronisés sur votre poste. À son lancement, l'agent affiche un code de connexion : entrez-le dans l'onglet Sécurité et cliquez sur Connecter. L'ordinateur apparaît dans la liste des ordinateurs connectés.
L'authentification à deux facteurs
Le propriétaire principal l'active pour tout le cabinet, lui compris (Exiger l'A2F pour tout le cabinet). Ensuite :
Numériser le code QR
Avec votre application d'authentification, celle de Google ou celle de Microsoft par exemple.
Entrer le code à 6 chiffres
L'application le renouvelle toutes les 30 secondes. Cliquez sur Vérifier et activer.
Garder les codes de secours
Rangez-les en lieu sûr : ils vous redonnent l'accès si vous perdez votre téléphone.
C'est fait. Chaque membre fera de même à sa prochaine connexion.
La facturation
Dans Facturation, vous voyez votre forfait, vos sièges, votre espace de stockage et la date de renouvellement.
- Passer au forfait Premium (avec le portail client) : la différence est facturée au prorata de l'année en cours.
- Ajouter un siège pour inviter une personne de plus : une facture est créée.
- Payer une facture par carte de crédit ou par virement Interac. Pour Interac, Ledger vous donne le destinataire et le montant ; indiquez le numéro de facture dans le message du virement, envoyez-le depuis votre banque et cliquez sur J'ai envoyé le virement. La facture est marquée payée dès la réception du virement.
Questions fréquentes
Je ne vois pas certains onglets de Paramètres. Pourquoi ?
Pour un membre, les onglets Équipe, Portail client et Facturation sont masqués, et Cabinet et Impression sont en lecture seule. Il garde son courriel, sa propre authentification à deux facteurs et les modèles par défaut.
Chaque personne doit-elle connecter sa boîte de courriel ?
Oui : chacune connecte la sienne, pour que les clients reçoivent les courriels de la bonne adresse.
Modifier un modèle de BV change-t-il mes dossiers ?
Non. Les modèles servent à l'ouverture des nouveaux dossiers ; un dossier déjà créé garde sa balance.
J'ai perdu mon téléphone. Comment me reconnecter ?
Avec un de vos codes de secours, à la place du code à 6 chiffres.