La balance de vérification, source unique des soldes du dossier
La BV est le centre du dossier : c'est la source unique dont dépendent les feuilles maîtresses, les regroupements, les états financiers et l'IGRF. Chaque compte est une ligne, avec ses soldes N et N-1, les opérations bancaires et les régularisations ventilées séparément, et un solde régularisé qui alimente le reste. Cet article couvre la lecture, l'édition, la révision et les outils autour de la BV.
La page en un coup d'œil
| N° | Description | Regr. | N Dr | N Cr | N-1 Dr | N-1 Cr | Opér. | Régul. | Solde régul. | Var. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1000 | Banque Exemple 4102 | A1 | 15 742,30 | — | 8 250,00 | — | — | — | 15 742,30 | +90,8 % |
| 1250 | Comptes à recevoir | B1 | 3 386,89 | — | 2 100,00 | — | — | 450,00 | 2 936,89 | +39,8 % |
| 1500 | Immobilisations | U46 | 744 999,34 | — | 620 000,00 | — | — | — | 744 999,34 | +20,2 % |
Les colonnes qui comptent
La colonne Opération agrège les écritures automatiques venant de la tenue de livres (Transactions bancaires). La colonne Régul. agrège les régularisations que vous passez à la main. Les avoir séparées permet, à la revue, de voir instantanément d'où vient chaque mouvement du compte.
Les voyants d'équilibre
En haut à droite de la barre d'outils, deux badges affichent l'équilibre de la BV pour chaque année :
- Vert « équilibrée » : la somme des débits égale la somme des crédits, après opérations et régularisations.
- Rouge « déséquilibrée » : il y a un écart. Cliquez le badge pour voir le montant de l'écart et une hypothèse sur son origine (compte manquant, compte du mauvais côté, etc.).
L'écart = 2 × X : un compte de solde X est probablement du mauvais côté (débit ou crédit inversé). Ledger surligne le suspect probable.
L'écart correspond à une ligne récente : une régularisation passée vers un compte absent de la BV. Le sélecteur de compte est strict, mais un import ancien peut avoir laissé des orphelins.
La barre d'actions
- Affichage : choisir les colonnes visibles (Opération, Régul., Variation… peuvent être masquées si vous voulez alléger la vue). Enregistré par utilisateur.
- Imprimer : trois modes d'impression (régulière, par regroupement, comparative N-1 vs N) et les deux exports Excel. S'ouvre dans un onglet séparé prêt à imprimer.
- Importation : trois voies : Excel/CSV, QuickBooks, coller du texte. Voir les articles dédiés.
- Outils : effacer tous les comptes (repartir à neuf avant une réimportation) et détacher la BV dans une fenêtre séparée.
- Ajouter une ligne : ouvre le dialogue de création de compte. On saisit le nom, puis le numéro en voyant les numéros voisins déjà pris dans la charte (le vôtre s'affiche en vert s'il est libre, en rouge s'il est occupé), puis le regroupement par recherche (mot, code de regroupement ou code IGRF, libellés dans la langue de l'application). Le compte naît classé : regroupement, type et IGRF réglés du premier coup, à solde 0.
Ce qu'on peut faire sur une ligne
Chaque ligne de compte offre trois actions au bord gauche :
- Marquer comme révisé (crochet vert) : c'est un état de préparation, utile en revue pour indiquer « j'ai regardé ce compte, il est correct ». Le bouton Marquer les X comptes comme vérifiés en haut permet de tout cocher d'un coup après une passe globale.
- Documents attachés : icône trombone, cliquer pour joindre un PDF ou une image au compte (contrat, relevé, facture). Glissez-déposez fonctionne aussi directement sur la ligne. Le numéro affiche combien de pièces sont attachées.
- Écritures touchant ce compte : icône « # écritures », cliquer pour voir la liste des régularisations et des écritures d'opération qui impactent ce compte, dans un dialogue à part.
- Note sur le compte : icône de bulle (ambre quand une note existe). Un texte libre par compte, plus une référence courte facultative (« n/m », « ann. 1 T2 »...) affichée en jeton sur la ligne, façon Caseware. Exemple : « 500 $ dont 250 $ d'intérêts non déductibles, à reporter à l'annexe 1 de la T2 ». Les notes restent internes : elles ne s'impriment jamais aux états financiers, et elles suivent le compte s'il est renuméroté.
Vous pouvez aussi éditer directement les cellules : N° de compte, Description, Regroupement, et les soldes N/N-1. Un tri par n° de compte (croissant / décroissant / aucun tri) est disponible via le bouton d'en-tête.
Largeur des colonnes : glissez le bord droit des en-têtes N° de compte, Description ou Regroupement pour les élargir ou les rétrécir ; double-clic sur la poignée pour revenir à la largeur par défaut. Le réglage est retenu sur votre poste. La même poignée existe sur la conciliation des chartes.
Renuméroter un compte utilisé : si des écritures, transactions bancaires ou rapprochements référencent le compte, changer son numéro ouvre une confirmation qui liste ces éléments. En confirmant, tout suit automatiquement le nouveau numéro (écritures, transactions, rapprochements, règles bancaires, codes de taxe, feuilles de travail, pièces jointes), puis la page se recharge. Rien ne se perd, rien ne devient orphelin.
Supprimer un compte utilisé : refusé. La corbeille vérifie d'abord si le compte contient des données du dossier ; si oui, un dialogue liste ce qui le retient (écritures, transactions, rapprochements). Reclassez ou supprimez ces éléments, puis réessayez. Un compte réellement vide se supprime comme avant (avec confirmation s'il porte un solde).
Exporter la BV en Excel
Bouton Imprimer → Exporter en Excel. Le .xlsx reflète exactement le PDF de l'impression : mêmes colonnes, mêmes regroupements, mêmes totaux. Pratique pour envoyer à un vérificateur ou pour archiver hors Ledger.
La balance comparative (banques et tiers)
Toujours sous le bouton Imprimer, la balance de vérification comparative présente les deux exercices côte à côte : n° de compte, description, regroupement, exercice précédent (débit/crédit), exercice courant (débit/crédit), puis la variation en $ et en %. C'est le document à remettre à une banque ou à un tiers qui veut voir l'évolution d'une année à l'autre.
- Comparative (N-1 vs N) : la version imprimable. L'onglet d'aperçu permet d'imprimer ou d'enregistrer en PDF, en français ou en anglais.
- Exporter la comparative en Excel : le même document en .xlsx, manipulable.
L'exercice courant y est présenté au solde régularisé (chiffrier + régularisations) : le chiffre final, celui des états financiers. Un compte soldé cette année mais actif l'an passé reste affiché avec sa variation, et la variation en % reste vide quand il n'y a pas de base de comparaison (compte nouveau).
Trois pièges classiques du solde d'ouverture
Les soldes d'ouverture (N-1) mènent souvent à des surprises. Trois choses à garder en tête :
- Zone du regroupement : un compte mal regroupé n'est pas seulement mal classé aux EF, il peut disparaître du grand livre de continuité entre années. Corrigez le regroupement, pas seulement le solde.
- Signe effectif : dans la colonne « Solde régularisé », le signe suit la convention du regroupement (les passifs sortent en négatif dans certains rapports). Ne « corrigez » pas un signe sans comprendre d'où il vient.
- Ouverture = solde N, pas soldeN-1 : au roulement, l'ouverture du nouvel exercice est le solde N de la fin, pas le comparatif N-1. Si vous voyez un chiffre bizarre, vérifiez que le roulement s'est fait avec le bon mode.
Ce que la BV alimente
- Feuilles de travail : Immo, DLT, Impôts, taxes, etc. lisent leurs soldes de la BV pour construire leurs sommaires.
- Regroupements et IGRF : la vue agrégée par code de regroupement, prête à exporter en T2.
- États financiers : bilan, résultats, BNR, flux, notes tirent leurs chiffres du solde régularisé.
- Comparatif N-1 : toutes les pages qui montrent une variation partent des soldes N-1 de la BV.
Bref : si vous voulez qu'un chiffre soit juste sur les EF, corrigez-le à la source, sur la BV (ou via une régularisation) plutôt qu'en aval.
Questions fréquentes
Pourquoi le solde d'un compte est différent de ce que le client m'a envoyé ?
La colonne Solde N Dr/Cr montre exactement ce qui a été importé. Le Solde régularisé ajoute les écritures d'opération et les régularisations. C'est normal d'avoir un écart entre les deux : c'est le travail comptable qui se fait dans le dossier.
Peut-on supprimer une ligne ?
Oui, tant qu'elle n'est référencée par aucune écriture, transaction bancaire ni rapprochement. Sinon, la suppression est refusée et un dialogue liste exactement ce qui retient le compte ; retirez ou reclassez ces éléments d'abord. Un solde à zéro ne suffit pas : un compte rapproché à zéro contient quand même des données.
Un compte apparaît « à réviser » depuis longtemps, comment le clore ?
Cliquez la coche verte sur la ligne. C'est un état de préparation local, il ne bloque rien mais il aide à savoir qui a regardé quoi lors de la revue.
Peut-on éditer la BV d'un exercice fermé ?
Non. Un exercice fermé (« gelé ») refuse toute modification, sur la BV, les régularisations et les feuilles. Rouvrez-le si vous devez vraiment y toucher, puis refermez-le une fois la correction faite.